Andere erkennen Text.
BelegAgent versteht den Sachverhalt.

Sechs Belege, eine Dienstreise

Was aus dem Außendienst zurückkommt, sieht so aus: ein Parkschein, drei Fahrscheine, eine Taxiquittung, ein Tankbeleg. Zwei Steuersätze, ein handschriftliches Trinkgeld, ein Kennzeichen mit Kugelschreiber quer über den Beleg. Nichts davon ist ein Sonderfall.

1. Die Unterschrift entscheidet das Konto

   „H. Maier" steht in der Belegschaft des Mandanten — daraus wird Reisekosten Arbeitnehmer, nicht Unternehmer. Kein Feld auf dem Fahrschein sagt das.

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2. Das Trinkgeld steht nur mit Kugelschreiber da

   28,50 € Fahrt mit 7 % Vorsteuer, 1,50 € Trinkgeld steuerfrei — zwei Buchungszeilen aus einer Quittung.

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3. Zweimal derselbe Fahrschein

   Gleicher Automat, gleiches Kaufdatum, gleicher Betrag — der zweite trägt den Dubletten-Hinweis; entschieden wird in der Prüfung.

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Am Ende trägt jeder der sechs Belege einen Buchungsvorschlag mit Konto, BU-Schlüssel und Begründung. Was den Ausschlag gibt, steht teils auf dem Papier, teils in den Stammdaten des Mandanten. Geprüft und freigegeben wird in der Kanzlei.

Ein Regal voller Ordner — wie im Büro

BelegAgent bildet ab, was im Steuerbüro ohnehin steht: ein Regal voller Ordner, je Mandant eines, darin die Belegkreise für Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kasse und Bank. Ein Sammelscan wird getrennt, und jeder Beleg sortiert sich in seinen Kreis — mehrseitige Belege bleiben zusammen, mehrere Belege auf einer Seite werden einzeln herausgelöst. Wer dieses Modell kennt, findet sich auf jeder Fläche zurecht.

Gebaut für schnelles Arbeiten — mit der Maus oder mit der Tastatur; bestätigen, vormerken und belegfrei buchen liegen für Vielbucher je auf einer Taste. Wer zwei Bildschirme hat, führt Kontobewegungen und Rechnungen nebeneinander. Die Hilfe steht an der Stelle, an der gearbeitet wird.

Sind alle Belege da?

Am Ende trägt jede Kontobewegung ihren Beleg — oder es steht beziffert da, welcher fehlt. Der Auszug kommt als CAMT-Datei, als CSV aus dem Online-Banking oder als PDF herein und zerfällt in Kontobewegungen. Zu jeder sucht BelegAgent den Beleg: Rechnungsnummer im Verwendungszweck, Zahlungspartner, Betrag. Was eindeutig passt, steht als sicherer Treffer da und wird mit einer Taste bestätigt; alles andere kommt als Zu entscheiden einzeln auf den Tisch.

1. Die Rechnungsnummer steht im Verwendungszweck

   Eine Lastschrift über 132,45 €, im Verwendungszweck die Rechnungsnummer. Dieselbe Nummer steht auf dem Beleg — sicherer Treffer, Bestätigung mit einer Taste.

2. Eine Überweisung, drei Rechnungen — eine fehlt

   4.403,00 € an einen Lieferanten, im Verwendungszweck drei Rechnungsnummern mit ihren Beträgen. Zwei Belege liegen vor, der dritte nicht. Vorgemerkt wird dann genau diese eine Rechnung — mit Nummer und mit Betrag: 833,00 €.

3. Der Kunde zahlt weniger als berechnet

   2.332,40 € als Einnahme, 2.380,00 € berechnet. Die 47,60 € sind der Skontoabzug, den die Rechnung selbst einräumt; im Buchungsvorschlag steht er als eigene Zeile auf 4736 Gewährte Skonti (SKR04), der Beleg trägt danach Bezahlt.

Jede Kontobewegung trägt am Ende einen Beleg, eine Vormerkung zum Nachfordern mit Rechnungsnummer und Betrag oder den Vermerk „belegfrei" mit dem Konto der Gegenseite. Was noch offen ist, steht beziffert da — und geht so in die Übergabe.

Wer schuldet was, und seit wann

Aus dem Abgleich fällt der Zahlungsstand an jedem Beleg an: Offen, Rest X € oder Bezahlt. Die Fläche Offene Posten führt sie je Personenkonto zusammen, Debitoren wie Kreditoren, mit Betrag und Fälligkeit. Daneben stehen zwei Flächen: Nachforderungen für die fehlenden Belege, Zahlungen für die fälligen Rechnungen.

1. Der Zahlungsstand steht am Beleg

   Deckt die Zahlung die Rechnung ganz, trägt der Beleg Bezahlt; deckt sie einen Teil, trägt er Rest X € und bleibt als offener Posten stehen. Zahlt der Kunde unter Abzug von Skonto, rechnet BelegAgent den Abzug; der Beleg trägt danach Bezahlt. Lautet der Beleg auf Fremdwährung, übernimmt das Bestätigen den Euro-Betrag der Kontobewegung; der Fremdbetrag bleibt am Beleg sichtbar.

2. Offene Posten je Personenkonto

   Die Fläche führt je Debitor und Kreditor, was aussteht: Rechnungsnummer, Datum und offener Betrag. Eine Sammelzahlung wird auf ihre einzelnen Rechnungen aufgeschlüsselt — fehlt eine davon, wird genau diese nachgefordert, mit Nummer und Betrag.

3. Was fehlt, steht auf der Liste Nachforderungen

   Fehlt zu einer Kontobewegung der Beleg, merken Sie ihn mit einer Taste zum Nachfordern vor. Was fehlt, steht anschließend nach Monat gruppiert auf einer Liste — mit Betrag, Herkunft und Stand. Aus den angehakten Posten entsteht die Nachricht an den Mandanten: nummeriert, mit Datum, Betrag und Frist. Gesendet wird aus dem eigenen E-Mail-Programm, der Wortlaut bleibt am Vorgang. Was zurückkommt, steht im Reiter Nachgereicht; für die noch offenen Posten füllt Erinnern die nächste Nachricht mit genau diesen Posten.

4. Von den offenen Eingangsrechnungen zur Überweisungsdatei

   Auf der Fläche Zahlungen wählen Sie aus, welche der offenen Eingangsrechnungen gezahlt werden sollen; die Zahlungsanweisungen werden als SEPA-Überweisungsdatei (pain.001) exportiert. Nennt der Beleg Skonto, stehen Skontobetrag und Skontofrist am Posten; liegt das Ausführungsdatum hinter der Frist, gilt der offene Betrag. Der Filter Skonto sichern zeigt, welche Skontofristen sonst verfallen. Angewiesene Rechnungen stehen anschließend im Abschnitt In Überweisungsdatei; der Zahlungsstand bleibt Offen bzw. Rest X €, bis der nächste Kontoauszug die Zahlung zeigt.

Am Monatsende steht jeder fehlende Beleg beziffert auf einer Liste: mit Rechnungsnummer, Betrag und dem Datum, an dem danach gefragt wurde. Fehlt er über den Monat hinaus, hält ein Zwischenkonto den Betrag sichtbar, und die Periode geht trotzdem vollständig in die Übergabe. Sobald der Beleg da ist, geht der Posten mit einer Umbuchung wieder herunter.

Acht Schritte je Beleg. Sieben davon macht heute jemand von Hand

„Belege scannen kann unser System auch" — das stimmt, und es ist Schritt eins von acht. Der Aufwand steckt in dem, was danach kommt: Vorkontierung, BU-Schlüssel, Splitbuchungen. Die Spalten zeigen, wo die Arbeit heute liegt und was davon BelegAgent vorbereitet.

Schritt 7 bleibt in beiden Spalten leer — und das ist kein Mangel. Die Sichtprüfung und die Freigabe gehören in die Kanzlei; BelegAgent bereitet vor, gebucht wird nach dem Import in DATEV oder Lexware.

Alles inbegriffen, ohne Module

• Belege in jedem Format: PDF, Foto, Kassenbon, handschriftliche Notiz — und E-Rechnung (ZUGFeRD / XRechnung).
• Sammelscan-Trennung: mehrere Belege auf einer Seite oder einem Foto werden einzeln herausgelöst.
• Kontenrahmen: SKR03, SKR04 samt Ärzte-, Zahnärzte- und Hotel-Varianten, dazu SKR14, SKR42, SKR45 — eigene Konten importierbar.
• Bank und Kreditkarte: Auszug als CAMT, CSV oder PDF, Zuordnung zum Beleg, Zahlungsstand je Beleg, offene Posten je Personenkonto.
• Nachfordern und zahlen: Vormerkungen mit Betrag und Frist, Nachforderung an den Mandanten, SEPA-Überweisungsdatei aus den offenen Eingangsrechnungen.
• Übergabe: DATEV EXTF mit Belegbild, Lexware ASCII, konfigurierbares CSV.
• Ohne Anlernphase: was über den Mandanten hinterlegt ist, wirkt ab dem ersten Beleg.
• Im Browser: nichts zu installieren, Bedienung mit Maus oder Tastatur — Kürzel für Vielbucher.

Sie können jederzeit wieder gehen

Eine berechtigte Frage an einen jungen Anbieter: Was passiert mit unserer Buchhaltung, wenn wir aufhören wollen — oder wenn es Sie in fünf Jahren nicht mehr gibt? Die Antwort ist unspektakulär: Es passiert nichts. BelegAgent hält nichts fest, was Sie brauchen.

• Die Buchungssätze liegen längst woanders. Was übergeben wurde, steht in DATEV oder Lexware — dort wird gebucht, dort liegt die Buchhaltung.
• Die Belege sind Ihre Originale. Sie werden unverändert aufbewahrt und lassen sich jederzeit im Ganzen herunterladen, benannt nach Ihrem eigenen Schema.
• Die Stammdaten kamen von Ihnen. Kontenrahmen, Sach- und Personenkonten sind importiert, nicht hier entstanden.
• Kein eigenes Format. Übergeben wird in DATEV EXTF, Lexware ASCII und CSV — lauter Formate, die andere Programme lesen.

Was hier entsteht, ist der Weg vom Beleg zum Buchungssatz. Ihr Archiv und Ihre Buchführung liegen ohnehin woanders. Ein Ausstieg ist deshalb kein Projekt: Zugang beenden, Originale herunterladen, fertig.