Vom Belegbox zum DATEV-Stapel. Ohne Nachtippen.
Andere Programme erkennen Text. SchuhkartonAgent erkennt den buchhalterischen Sachverhalt: Splitbuchungen, durchlaufende Posten, Pflichtangaben nach § 14 UStG bzw. § 33 UStDV — vorkontiert nach SKR03 oder SKR04.
So läuft Ihr Test ab.
Kostenfrei, kein Vertrag, keine Kreditkarte. Daten nach Ablauf gelöscht.
Belege rein. Buchungssätze raus. In drei Schritten.
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Schritt 01
Belegboxen zusammenstellen
- Pro Belegtyp ein Belegbox: Eingang, Ausgang, Kasse / Bar und Bank / Kreditkarten.
- Jeder Belegtyp wird vom SchuhkartonAgent unterschiedlich analysiert — Ausgangsrechnungen werden zusätzlich rechnerisch geprüft.
- Verarbeitet werden PDFs, eRechnungen (XRechnung, ZUGFeRD), Sammeldateien aus dem Scanner und Fotos.
- SchuhkartonAgent erkennt mehrseitige Belege, spaltet Sammeldateien automatisch auf und legt sie in einem für die DATEV-Übergabe optimierten Format ab.
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Schritt 02
Belege prüfen
- Fertige Belegboxen werden per Knopfdruck analysiert. Die Auswertung läuft im Hintergrund und kann bis zu 10 Minuten dauern.
- SchuhkartonAgent macht für jeden Beleg einen Buchungsvorschlag — mit Begründung, warum diese Konten, Steuerschlüssel und Splits.
- Jeder Vorschlag lässt sich anpassen oder verwerfen.
- In unseren Tests liegt die Trefferquote über 95 % — die meisten Vorschläge müssen nicht nachbearbeitet werden.
- Beispiel weiter unten.
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Schritt 03
Belege exportieren
- SchuhkartonAgent ist darauf ausgelegt, Buchungssätze samt zugehöriger Belege direkt an die verbreiteten Buchhaltungs-Programme zu übergeben.
- DATEV-EXTF-Stapel als ZIP mit Belegen — fertig für den DATEV-Belegtransfer.
- Custom-CSV mit freiem Spalten-Mapping und wählbarem Encoding.
Eine Lösung. Drei Anwendergruppen.
Das Problem ist überall dasselbe: Belege sind Arbeit. Die Lösung sieht je nach Rolle anders aus.
Kanzleien & Buchhalter
Vorkontierte DATEV-Stapel, korrekte Pflichtangaben-Prüfung, markierte Auffälligkeiten.
- Der Agent reduziert das stumpfe Tippen und lenkt Ihre Prüfung gezielt auf die Stellen, die Aufmerksamkeit brauchen.
- Die abschließende Prüfung bleibt bei Ihnen.
Unternehmer & Selbstbucher
Hochladen, fertig. Saubere Daten für den Steuerberater.
- Weniger Rückfragen, weniger Tippen.
- Weniger Belege, die im Karton vergammeln.
Größere Strukturen
Anbindung an Warenwirtschafts- und ERP-Systeme als betreuter Dienst oder Installation in Ihrer Umgebung — auf Anfrage.
- Betreuter Dienst oder Installation in Ihrer Umgebung.
- Individuelle Anbindung auf Anfrage.
Andere Programme buchstabieren den Beleg. SchuhkartonAgent liest ihn.
Klassische Beleg-Erkennung gibt Ihnen Felder: Datum, Betrag, Lieferant. SchuhkartonAgent gibt Ihnen einen Buchungssatz — mit Splits, durchlaufenden Posten, Pflichtangaben-Prüfung und Alternativvorschlägen, wenn der Beleg nicht eindeutig ist. Wie das im Detail aussieht, zeigt das Beispiel weiter unten.
Beispiele aus der Praxis
Beispiele für besonders anspruchsvolle Belege mit den vorgeschlagenen Buchungssätzen.
(Alle Beispiele sind fiktive Belege, die auf Basis von echten Belegen erstellt wurden.)
Reverse-Charge — § 13b automatisch erkannt.
Eingangsrechnung von SoftCenter Europe SA (Belgien) ohne deutsche Umsatzsteuer mit Reverse-Charge-Hinweis. SchuhkartonAgent bucht den Aufwand auf Konto 6822 (Software) mit Steuerschlüssel BU 94 — DATEV erzeugt die § 13b-Steuerschuld und den Vorsteuerabzug automatisch.
- Erkennt nur Felder: Datum, Betrag, Lieferant.
- Prüft den Reverse-Charge-Status nicht eigenständig.
- Steuerschlüssel muss manuell gesetzt werden.
- Erkennt EU-Lieferant + Reverse-Charge-Hinweis auf dem Beleg.
- Bucht Software-Aufwand auf 6822 mit BU 94 (§ 13b UStG).
- USt-Schuld + Vorsteuer entstehen per Steuerschlüssel automatisch.
Ausländische Umsatzsteuer — kein Vorsteuerabzug.
Hotelrechnung vom LYNNE Boutique Hotel Wien mit österreichischer Umsatzsteuer. Bei Beherbergung greift kein Reverse-Charge — die Leistung ist in Österreich steuerpflichtig. SchuhkartonAgent bucht den Brutto-Betrag als Aufwand auf 6620 (Reisekosten) mit Schlüssel „steuerfrei" — ein direkter Vorsteuerabzug ist nicht möglich.
- Liest die ausgewiesene USt aus dem Beleg.
- Unterscheidet nicht zwischen DE-USt und Auslands-USt.
- Vorsteuerabzug wird ohne Prüfung gezogen.
- Erkennt ausländische Umsatzsteuer (AT) auf dem Beleg.
- Bucht Brutto auf 6620 (Reisekosten), Schlüssel „steuerfrei".
- Hinweis: kein direkter Vorsteuerabzug, ggf. Erstattungsverfahren prüfen.
Bar-Beleg vom Baumarkt — Konto-Alternative vorgeschlagen.
Bar bezahlter Kassenbeleg von Baustoff Offenburg über 47,80 € Brutto (19 % USt) für gemischtes Werkstattmaterial. SchuhkartonAgent bucht den Aufwand auf 4980 (Sonstiger Betriebsbedarf) gegen 1600 (Kasse) und schlägt zusätzlich Konto 4830 (Werkzeug und Kleingeräte) als Alternative vor — mit einem Klick übernehmbar. Konformität § 33 UStDV (Kleinbetragsrechnung) ist geprüft.
- Liefert Felder, kein Aufwandskonto.
- Bietet keine Konto-Alternativen mit Konfidenz-Wert.
- Prüft Pflichtangaben einer Kleinbetragsrechnung nicht.
- Bucht 4980 → 1600 mit 19 % Vorsteuer.
- Schlägt Konto 4830 (Werkzeug) als Alternative vor — übernehmbar per Klick.
- Bestätigt Konformität nach § 33 UStDV (Kleinbetragsrechnung).
Bewirtungsbeleg mit vollständigen Pflichtangaben.
Restaurantbeleg vom Gasthaus Rebstock OHG mit ausgefülltem § 4 Abs. 5 EStG-Block — Anlass, Teilnehmer, Datum und Unterschrift sind eingetragen. SchuhkartonAgent prüft alle sieben Pflichtangaben einzeln (Registrierkassen-Bon, Anschrift, USt-IdNr, Speisen aufgeschlüsselt, Bewirtungsdaten, Teilnehmer, Unterschrift) und bucht die Bewirtungskosten als Splitbuchung mit abzugsfähigem und nicht abzugsfähigem Anteil.
- Erkennt Bewirtungskosten am Restaurant-Layout.
- Prüft Pflichtfelder des Stempelblocks nicht inhaltlich.
- Splitbuchung abzugsfähig / nicht abzugsfähig wird nicht erzeugt.
- Prüft sieben Pflichtangaben einzeln auf Inhalt.
- Erstellt Splitbuchung 6640 (abzugsfähig) / 6644 (nicht abzugsfähig).
- Vorsteuer-Splits passend zu den Anteilen vorbelegt.
Splitbuchung bei gemischten Steuersätzen.
Mehrseitiger Beleg von MAKRO Cash & Carry mit Lebensmitteln (7 % USt) und Reinigungsmitteln (19 % USt) auf einer Rechnung. SchuhkartonAgent liest beide Belegseiten, erkennt die unterschiedlichen Steuersätze und Artikelgruppen und legt automatisch eine Splitbuchung an — mit getrennten Vorsteuer-Beträgen pro Steuersatz.
- Liest Brutto-Endbetrag und Gesamtsumme.
- Trennt 7 %- und 19 %-Anteile nicht automatisch.
- Splitbuchung muss manuell erfasst werden.
- Liest beide Belegseiten und ordnet Artikel den Steuersätzen zu.
- Erstellt Splitbuchung mit getrennten Vorsteuer-Beträgen.
- Buchungstexte je Zeile mit Hinweis auf Artikelgruppe.
Rechenfehler in der Ausgangsrechnung.
Ausgangsrechnung an die Pension Dreiländereck. Einzelpositionen ergeben netto 2.089,23 €, USt 19 % macht 396,95 € — rechnerisch 2.486,18 € brutto. Auf der Rechnung steht 2.456,18 € (30 € Differenz durch fehlerhafte Excel-Summenformel). SchuhkartonAgent rechnet Einzelpositionen plus USt nach, korrigiert den Buchungsbetrag und markiert die Differenz mit Korrektur-Empfehlung.
- Übernimmt den ausgewiesenen Brutto-Endbetrag (2.456,18 €).
- Prüft Einzelpositionen nicht gegen den Brutto-Wert.
- Rechenfehler bleibt im Buchungsstapel unbemerkt.
- Rechnet Einzelpositionen plus 19 % USt nach: 2.486,18 €.
- Korrigiert den Buchungsbetrag auf den rechnerisch richtigen Wert.
- Markiert 30 € Differenz mit Empfehlung „Korrekturrechnung an den Kunden erstellen".