Die komplette Strecke vom Belegstapel bis zur Übergabe des fertigen Buchungsstapels — gebucht wird im gewohnten System: Datenübergabe an DATEV, an Lexware buchhaltung pro/premium oder per individueller CSV-Vorlage.
Für Steuerberater, freie Buchhalter und Betriebe, die selbst buchen.
Die Zeit hängt bei der Buchhaltung an den Ausnahmen und Sonderfällen. Automatisierung funktioniert heute bereits zuverlässig bei einfachen E-Rechnungen und wiederkehrenden Belegen. BelegAgent automatisiert auch die folgenden Fälle mühelos, die heute die meisten Systeme an ihre Grenzen bringen:
Geprüft und freigegeben wird bei Ihnen.
Belege kommen als Scan, Foto oder E-Mail-Anhang herein. Die Erfassung trennt die Seiten, ordnet jeden Beleg seinem Belegkreis zu und kennzeichnet, was kein Beleg ist.
Andere erkennen Text. BelegAgent versteht den Sachverhalt. Der Vorschlag steht fertig am Beleg: Konto, Gegenkonto, BU-Schlüssel, Buchungstext, Personenkonto — kontiert nach den Stammdaten und Anweisungen des Mandanten, ohne Anlernphase.
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Zu jeder Kontobewegung wird der passende Beleg gesucht — auch wenn mehrere Belege an einer Zahlung hängen, eine Gutschrift gegengerechnet oder Skonto abgezogen wurde. Am Ende trägt jede Bewegung ihren Beleg, oder es steht beziffert da, was fehlt.
Der Kontoauszug kommt als PDF, CAMT oder CSV — auch die Kreditkartenabrechnung wird zur Bewegungsliste zerlegt.
Skonto bekommt eine eigene Zeile aufs Skontokonto — kein Rest bleibt an der Rechnung stehen.
Kein Zugriff aufs Konto, keine ausgelöste Zahlung — die TAN bleibt bei Bank und Anwender.
Was fehlt, wird vorgemerkt, gesammelt und zu einer Nachricht gebündelt — mit Positionen, Beträgen und Frist. Reicht der Mandant den Beleg nach, verschwindet die Position von selbst.
Fehlende Belege August 2026 — Degenhardt EDV & Systemhaus GmbH
Guten Tag,
für die Buchhaltung fehlt uns noch Folgendes (Bank):
1. Rechnung RG11060 von ByteDistri AG — gezahlt 833,00 € am 04.08.
Bitte bis zum 27.10.2026 nachreichen …
Ausschnitt aus dem Nachforderungs-Text: die fehlende Rechnung aus der Sammelzahlung, mit Nummer, Betrag und Frist
Verschickt wird aus dem Postfach der Kanzlei, im Ton der Kanzlei — BelegAgent schreibt Mandanten nicht selbst an.
Zu jedem Beleg steht der Zahlungsstand — Offen, Rest X Euro oder Bezahlt — zusammengeführt je Personenkonto, Debitoren wie Kreditoren, mit Betrag und Fälligkeit. Aus den offenen Eingangsrechnungen entsteht auf Auswahl eine Überweisungsdatei fürs Online-Banking.
Es wird kein Mahnwesen geführt — die Überweisungsdatei laden Sie selbst ins Online-Banking hoch.
Am Ende steht je Mandant ein importfertiger Buchungsstapel. Übergeben wird als Datei: herunterladen, im Buchhaltungsprogramm einlesen, buchen.
DATEV: EXTF-Buchungsstapel und Belegdateien in einem ZIP für den DATEV-Belegtransfer — hochgeladen hängen sie an ihren Buchungen. Das ZIP lädt die Kanzlei selbst über die App DATEV Belegtransfer hoch; die kostenlose App setzt DATEV Unternehmen online für den Mandanten und ein DATEV-Zugangsmedium voraus, SmartCard, mIDentity oder SmartLogin. Denselben EXTF-Stapel lesen auch Systeme mit DATEV-Format-Import, ADDISON zum Beispiel.
Lexware buchhaltung pro/premium: Buchungen und Personenkonten als ASCII-Datei, bei beidem als ZIP.
Freie CSV-Vorlage: Spalten und Format selbst bestimmen — für jedes System, das eine CSV-Liste einliest.
Sie buchen in Lexware buchhaltung? Die Übergabe für Lexware im Detail →
Mit der Übergabe ist der Beleg im Archiv: acht Jahre ab dem Ende des Belegjahres vor jedem Löschen geschützt, für die Außenprüfung als Paket bereit. Je Mandant zuschaltbar, im Tagesgeschäft kein Klick mehr.
Geschützt, nicht nur aufgehoben: Kein Löschweg in BelegAgent erfasst einen archivierten Beleg, weder einzeln noch über Ordner, Auswahl oder Kontoauszug, und die Lösch-Fristen der Kanzlei lassen ihn aus. Die Datei bleibt, wie sie übergeben wurde. Der einzige Rückweg ist das Entlassen mit Grund, festgehalten mit Name und Zeitpunkt.
Beleg-Paket für die Außenprüfung: je Mandant und Belegjahr ein ZIP mit den Beleg-Dateien, einer Zuordnungstabelle von der Belegnummer zur Datei und einer Prüfsumme je Beleg-Datei. Die Kanzlei übergibt das Paket selbst; einen Zugriff des Prüfers auf BelegAgent gibt es nicht.
Papier vernichten: Sobald der Beleg im Archiv ist, darf das Papier weg. Die Vorlage der Verfahrensdokumentation liegt bei: Die Systembeschreibung ist fertig, die Organisationsanweisung wird ausgefüllt.
Die Aufbewahrungspflicht bleibt beim Mandanten, BelegAgent verwahrt als Dienstleister.
Sehen, entscheiden, weiter — so arbeitet die Prüfliste. Bedient wird mit Maus oder Tastatur, wie es Ihnen liegt; die Kürzel sind für Vielbucher.
Die Prüfliste: Hinweisfilter oben, Zahlungsstand an der Zeile, Tastenkürzel am unteren Rand
BelegAgent liest die Karten-Endziffern aus der Abrechnung und meldet, wenn dazu noch kein Belegkreis existiert. Der Hinweis führt direkt zum Anlegen — Endziffern schon eingetragen, Sie bestätigen nur das Gegenkonto. Ab da wird jede Abrechnung dieser Karte automatisch in einzelne Buchungsvorschläge aufgeteilt.
Eine Mahnung oder ein Vertrag wandert nach Aussortiert — und lässt sich jederzeit über Ungeklärt zurückholen; gelöscht wird nichts.
Die Freigabe bleibt Handarbeit der Kanzlei.
Den Sonntagabend am Rechner kennen wir gut: draußen längst Feierabend, auf dem Bildschirm läuft noch die Buchhaltung, auf dem Tisch der Stapel Belege, der das Wochenende überlebt hat. In unserer Familie wird seit mehreren Generationen selbstständig gearbeitet — und genauso lange selbst gebucht und bilanziert. Der Schuhkarton voller Belege ist für uns Alltag.
Wir haben alles versucht, was Zeit sparen sollte. Mit den Automatik-Regeln der Buchhaltungssoftware haben wir uns mehr gestritten, als sie uns geholfen haben. Wir haben versucht, einem Formularerkenner das Kontieren beizubringen — der Aufwand stand in keinem Verhältnis zum Ergebnis. Und das, obwohl wir selbst Software bauen. Es ging schlicht noch nicht gut genug.
Das änderte sich Ende 2025. Erst dann waren die Modelle so weit, dass sich aus einem Beleg ein vollständiger Buchungsvorschlag vorbereiten ließ: mit Mandantenlogik, gemischten Steuersätzen und Skonto. Genau an diesem Punkt ist BelegAgent entstanden, zuerst nur für uns. Nachdem es unsere eigenen Buchhaltungen über Monate getragen hat, war klar — das gehört nicht in die Schublade.
Interessiert haben uns dabei nie die einfachen Belege. Es war die Abschlagsrechnung, die im Folgemonat verrechnet wird. Der Bewirtungsbeleg, auf dem der Anlass fehlt. Die Tankquittung mit Privatanteil. Die Software-Rechnung aus dem Ausland mit § 13b. Für die einfachen Belege gab es längst Lösungen.
Belegerfassung liest die Felder: Lieferant, Datum, Betrag. Konto, BU-Schlüssel und Splitbuchung bleiben dabei Handarbeit oder hängen an einer Regel, die jemand gepflegt hat. BelegAgent kontiert den Sachverhalt: die Bewirtungsrechnung nach 70/30 mit getrenntem Vorsteuersplit, die Elektronik-Rechnung nach § 13b, die Tankquittung mit Privatanteil — nach den Stammdaten des Mandanten, ohne Anlernphase.
Mehr dazuDer Konten-Import ist die Einrichtung. Kontenrahmen sowie Sach- und Personenkonten kommen als DATEV-, Lexware- oder CSV-Datei herein; was darüber hinaus gilt, hinterlegen Sie als Freitext-Anweisung. Beides wirkt am ersten Beleg — anders als bei Systemen, die je Mandant erst angelernt werden.
Mehr dazuDann hält er an. Geht der Saldo eines Kontoauszugs nicht auf, bleibt der Auszug unzerlegt liegen, mit dem Fehlergrund an der Zeile. Passen mehrere Belege zu einer Zahlung, wird keiner bestätigt; die Bewegung kommt als Zu entscheiden auf den Tisch. Trifft die Summe einer Leasing-Aufteilung den Zahlbetrag nicht, entsteht kein Buchungssatz. Lieber eine offene Zeile als ein falscher Buchungsvorschlag — an jedem Vorschlag steht die Begründung.
Mehr dazuAm Kontoauszug entlang. Jede Kontobewegung trägt am Ende einen zugeordneten Beleg, eine Vormerkung zum Nachfordern oder den Vermerk „belegfrei“ mit dem Konto der Gegenseite. Die Vormerkungen stehen mit Betrag, Herkunft und Stand auf der Liste Nachforderungen, daraus entsteht die Nachricht an den Mandanten. Fehlt der Beleg über den Monat hinaus, parkt die Bewegung auf dem Zwischenkonto (Klärungskonto), und die Periode geht ausgeglichen in die Übergabe; der nachgereichte Beleg löst die Parkbuchung per Umbuchung auf.
Mehr dazuDas hängt vom Belegbestand ab — deshalb steht hier keine Zahl. Kontenrahmen, gepflegte Personenkonten und wiederkehrende Lieferanten heben sie, Einzelfälle und schlechte Scans senken sie. Belastbar ist nur der eigene Stapel.
Ein Fall zum Ansehen: die Hotelrechnung, aufgeteilt nach 7 / 19 / 0 %.
Mehr dazuDie Übergabe ist eine Datei. Ein Schnittstellen-Vertrag ist nicht nötig. Für DATEV der EXTF-Buchungsstapel und die Belegdateien in einem ZIP für den DATEV-Belegtransfer; an der Buchung steht, welcher Beleg noch nachgefordert ist. Für Lexware buchhaltung pro/premium eine ASCII-Datei, für andere Systeme die freie CSV-Vorlage.
Mehr dazuIm Archiv, wenn der Mandant es will: acht Jahre ab Belegjahresende, vor jedem Löschen geschützt. Mit der Übergabe wandert jeder Beleg von selbst hinein. Für die Außenprüfung gibt es je Belegjahr ein Beleg-Paket mit Zuordnungstabelle und Prüfsumme. Ohne Archiv gilt die Löschfrist der Kanzlei, höchstens drei Jahre.
Mehr dazuKeine Lizenz, kein Server, kein Einrichtungsprojekt. BelegAgent läuft im Browser und wird monatlich je Mandant abgerechnet. Der Aufwand vor dem ersten Beleg ist der Konten-Import des Mandanten.
Mehr dazuZugang gibt es über die Pilotphase. BelegAgent läuft produktiv — zuerst in unseren eigenen Buchhaltungen. Die Zahl der Zugänge halten wir vorerst klein, damit Rückmeldungen aus der Praxis schnell in die Kontierung einfließen. Schreiben Sie uns: für einen Zugang mit eigenen Belegen oder für die Fragen davor.
Mehr dazuSechs Kontenrahmen, eigene Konten, Anweisungen in Freitext. Kontiert wird je Mandant: SKR03 und SKR04 samt Ärzte-, Zahnärzte- und Hotel-Varianten, dazu SKR14, SKR42 und SKR45. Eigene Sach- und Personenkonten lassen sich importieren und werden bevorzugt berücksichtigt. Was der Betrieb sonst verlangt, steht als Freitext-Anweisung auf vier Ebenen: Kanzlei, Mandant, Belegkreis, Projekt. Wiederkehrendes läuft über Dauerregeln, und an jedem Vorschlag steht, welche Regel gegriffen hat.
Mehr dazuBelegdaten bleiben in der EU. Belege und Mandantendaten werden in der EU verarbeitet und gespeichert; sie fließen in kein Training und in keine Weitergabe. AVV und die Vereinbarung zur Wahrung des Berufsgeheimnisses (§ 62a StBerG) schließen Sie in der Anwendung ab.
Mehr dazuDie Belegdaten verarbeitet BelegAgent nur, um den Buchungsvorschlag zu erzeugen — kein Training, keine Weitergabe, keine Werbung. Gebucht wird danach in DATEV oder Lexware, nicht hier. Verarbeitung und Speicherung liegen in der EU.
Eine berechtigte Frage an einen jungen Anbieter: Was passiert mit unserer Buchhaltung, wenn wir aufhören wollen — oder wenn es Sie in fünf Jahren nicht mehr gibt? Die Antwort ist unspektakulär: Es passiert nichts. BelegAgent hält nichts fest, was Sie brauchen.
Was hier entsteht, ist der Weg vom Beleg zum Buchungssatz. Ihre Buchführung liegt ohnehin woanders. Ein Ausstieg ist deshalb kein Projekt: Zugang beenden, Originale herunterladen.
Die Beispiele auf dieser Seite sind echt — der eigene Stapel ist der bessere Beweis. Im Pilotzugang importieren Sie die Konten eines Mandanten, laden einen Monat Belege hoch und sehen, was an Buchungsvorschlägen, Hinweisen und offenen Posten zurückkommt.
