Funktionen im Detail
Vom Handyfoto bis zum DATEV-EXTF-Stapel mit Belegdateien
Was BelegAgent kann, Zeile für Zeile — vom Eingangsformat über Kontierung und Bankabgleich bis zur Übergabe. Alles auf dieser Seite ist im Produkt vorhanden, nichts ist angekündigt.
1 Belegerfassung
- Formate
- PDF · JPG · PNG · HEIC · TIFF · WEBP · BMP · GIF — und E-Rechnung (ZUGFeRD / XRechnung)
- Import
- per Upload oder per E-Mail an die eigene Posteingangs-Adresse
- Kontoauszüge
- CAMT, CSV aus dem Online-Banking, PDF — auch die Kreditkartenabrechnung
- Stapel mit mehreren Belegen (z. B. vom Scanner) werden automatisch in einzelne Belege getrennt.
- Mehrseitige Belege bleiben zusammen.
- Mehrere Belege auf einer Seite (z. B. Parkscheine) werden einzeln getrennt.
- Beim Upload wird geprüft, ob es sich um einen Beleg handelt.
- Bei E-Rechnungen werden sichtbares PDF und eingebettete XML-Daten auf Unstimmigkeiten verglichen.
- Original-Dateien bleiben unverändert.
- Jeder Mandant hat eine eigene Einsende-Adresse; Kartons und Projekte zusätzlich je eine eigene — was dorthin geht, landet direkt im richtigen Ordner.
2 Buchungsvorschläge
- Kontenrahmen
- SKR03 und SKR04 — Standard sowie Ärzte-, Zahnärzte- und Hotel-Varianten — dazu SKR14 (Land-/Forstwirtschaft), SKR42 (Vereine) und SKR45 (soziale Einrichtungen)
- Eigene Sach- und Personenkonten lassen sich importieren und werden bevorzugt berücksichtigt.
- Kreditoren-Stammdaten (USt-IdNr., Anschrift, Bankverbindung) werden aus dem Beleg übernommen.
- Belege filtern, sortieren und durchsuchen.
- Belege und Vorschläge lassen sich markieren — Farb-Marker und Erledigt-Haken.
- Notizen an Belege anheften — sie gehen wahlweise in die Übergabe mit.
- Anweisungen an BelegAgent: als Freitext hinterlegen, was der Betrieb macht und welcher Lieferant über welches Konto läuft — auf vier Ebenen: kanzleiweit, je Mandant, je Belegkreis, je Projekt. Wirksam ab dem ersten Beleg, ohne Anlernphase.
- Auch die harten Fälle kommen kontiert zurück: Bewirtung 70/30, § 13b, Privatanteil, steuerfreies Trinkgeld, auch handschriftlich vermerkt. Die Begründung steht am Vorschlag.
- Bedienung in vielen Bereichen auch vollständig mit Tastenkürzeln möglich; Arbeiten auf mehreren Bildschirmen wird unterstützt.
- Suche über alle Belege eines Mandanten — auch bei Tippfehlern (Müler findet die Müller GmbH), als Betragsbereich (500-600), ungefähr (~1.200) oder als Zeitraum (Q1/2026).
3 Bankabgleich & Kreditkarte
- Formate
- CAMT, CSV aus dem Online-Banking, PDF
- Banken
- Sparkasse, Volksbank/VR, Sparda, GLS, DKB, ING, Commerzbank und Postbank laufen ohne Zutun durch
- Geldkonten
- Zweitkonto, Kreditkarte, Kasse
- Geht der Saldo nicht auf, wird der Auszug nicht zerlegt — er bleibt mit dem Rechenweg liegen.
- Der Auszug zerfällt in einzelne Kontobewegungen; zu jeder sucht BelegAgent den passenden Beleg.
- Der Auszug ist abgestimmt, wenn jede Bewegung ihre Erledigung hat — Beleg, belegfrei oder Zwischenkonto.
- Sichere Treffer werden im Stapel bestätigt, Zweifelsfälle einzeln entschieden.
- Wiederkehrende belegfreie Buchungen laufen über Dauerregeln — an jeder Buchung steht, welche Regel gegriffen hat.
- Leasing- und Annuitätenraten teilen sich anhand der Beträge im Verwendungszweck auf Tilgung, Zins und Steuer auf; stimmt die Summe nicht, entsteht kein Buchungsvorschlag.
- Umbuchungen zwischen eigenen Konten laufen als Geldtransit, nicht als Aufwand.
4 Belege nachfordern
- Eine Sammelzahlung wird auf ihre Rechnungen aufgeschlüsselt; fehlt eine davon, wird genau diese nachgefordert — mit Nummer und Betrag.
- Fehlende Belege werden je Rechnungsnummer vorgemerkt und mit Betrag und Frist beim Mandanten angefordert, mit Verlauf bis zur Rückkehr — der Nachforderungs-Vermerk geht in der DATEV-Übergabe am Posten mit.
- Fehlt am Monatsende ein Beleg, hält ein Zwischenkonto den Betrag sichtbar — die Übergabe geht trotzdem vollständig hinaus.
5 Offene Posten & Zahlungen
- Überweisungsdatei
- SEPA-Sammelüberweisung (pain.001) fürs Online-Banking
- Ist die Zahlung kleiner als die Rechnung, wird Skonto erkannt und bekommt eine eigene Buchungszeile, statt als Differenz gemeldet zu werden — bei gemischten Steuersätzen anteilig verteilt.
- Aus den offenen Eingangsrechnungen entsteht eine SEPA-Sammelüberweisung (pain.001) fürs Online-Banking — ohne Zugriff aufs Konto; kommt eine Rechnung nicht mit, steht der Grund dabei.
6 Übergabe
- Formate
- DATEV (EXTF/ASCII), Lexware buchhaltung (pro/premium, ASCII) und die freie CSV-Vorlage
- Beleg-Verknüpfung
- EXTF-ZIP mit Belegdateien
- Dateinamen
- frei aus vorhandenen Daten gebildet — z. B. JJJJ-MM-TT-Rechnungsnr.
- Buchungssätze, Belege, Kreditoren, Debitoren und Notizen — gebündelt oder einzeln.
- DATEV-Übergabe anpassbar (z. B. Notizen aufnehmen).
7 Archiv
- Schalter
- je Mandant unter Verwaltung › Mandanten › Stammdaten; wirkt für alles, was ab dem Einschalten übergeben wird
- Frist
- acht Jahre ab Ende des Belegjahres; danach löscht BelegAgent nichts von selbst
- Rückweg
- Aus dem Archiv entlassen, mit Pflicht-Grund; festgehalten mit Name, Zeitpunkt, Belegnummer und Grund
- Beleg-Paket
- ZIP je Mandant und Belegjahr: Beleg-Dateien, index.csv, LIESMICH für den Prüfer; Prüfsumme SHA-256 je Beleg-Datei
- Mit der Übergabe wandert jeder Beleg von selbst ins Archiv; im Tagesgeschäft kostet das keinen Klick.
- Kein Löschweg erfasst einen archivierten Beleg: weder einzeln noch über Ordner, Auswahl, Kontoauszug oder Zusammenführen. Die Lösch-Fristen der Kanzlei lassen ihn aus.
- Die Beleg-Datei bleibt, wie sie übergeben wurde; auch Drehen ist gesperrt.
- Am Beleg steht die Karte Im Archiv · aufbewahrt mind. bis 31.12.20XX; im Büro zeigt die Ansicht Archiv alle archivierten Belege des Mandanten.
- Die Zuordnungstabelle führt je Beleg Belegnummer, Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Belegkreis und Form: Original (Datei unverändert wie eingegangen, etwa eine E-Rechnung) oder Digitalisat (aus Foto oder Scan). Damit findet der Prüfer vom Buchungsjournal zum Beleg, unabhängig davon, welche Nummer das Buchhaltungsprogramm führt.
- Papier vernichten: Sobald der Beleg im Archiv ist, darf das Papier weg. Die Kontrolle davor ist der Blick in der Prüfliste: lesbar, vollständig, alle Seiten, richtige Lage. Die Vorlage der Verfahrensdokumentation liegt bei, Systembeschreibung fertig, Organisationsanweisung zum Ausfüllen. Im Original bleiben notarielle Urkunden, Testate mit Siegel, Zollpapiere und Jahresabschlüsse.
- Nur übergebene Belege liegen im Archiv. Aussortiertes, Unterlagen und Ungeklärtes nie, und nichts rückwirkend.
- Wird das Archiv ausgeschaltet, stoppt nur der Zulauf; archivierte Belege bleiben geschützt.
Bewusst nicht automatisiert
- Geht ein Saldo nicht auf oder trifft eine Aufteilung den Zahlbetrag nicht, entsteht kein Buchungsvorschlag — der Fall bleibt sichtbar offen.
- Keine Freigabe-Automatik: Sichtprüfung und Freigabe bleiben beim Buchhalter.
- Keine Zahlungsauslösung, kein Zugriff aufs Bankkonto — die Überweisungsdatei laden Sie selbst ins Online-Banking hoch.
- Keine Aufbewahrung ohne Auftrag: Die Löschfrist setzt die Kanzlei selbst, höchstens drei Jahre. Länger bleibt nur, was im zuschaltbaren Archiv liegt. Die Aufbewahrungspflicht bleibt beim Mandanten, BelegAgent verwahrt als Dienstleister.
- Kein Software-Testat und kein Hardware-Schreibschutz fürs Archiv: Der Schutz liegt in Software und Organisation, beschrieben in der Vorlage der Verfahrensdokumentation.
Technische Voraussetzungen
- Stabile Internetverbindung
- Moderner Webbrowser (wir empfehlen Chrome oder Edge)
- Betriebssystem ist egal, solange einer der genannten Browser läuft
- Einsatz einer Buchhaltungssoftware, die den Import von Buchungssätzen erlaubt
Preise und Pilotbedingungen klären wir im Gespräch.
Modellrechnung
Zehn Hotelrechnungen kosten mehr Zeit als die sechzig einfachen Belege daneben
Konto suchen, BU-Schlüssel setzen, Aufteilungen und Sonderfälle durchrechnen: diese Routine je Beleg übernimmt BelegAgent — geprüft und freigegeben wird vom Buchhalter.
