Funktionen im Detail
BelegAgent fokussiert sich auf eine Aufgabe
BelegAgent ist auf eine Aufgabe gebaut: aus Belegen importfertige Buchungssätze. Weil er nichts anderes tut, ist jeder Schritt dafür optimiert — vom Erkennen der Formate übers Trennen gemischter Stapel bis zum Export mit Beleg-Verknüpfung.
01
Belege rein
- Formate: PDF · JPG · PNG · HEIC · TIFF · WEBP · BMP · GIF — und E-Rechnung (ZUGFeRD / XRechnung).
- Import per Upload oder per E-Mail an die eigene Posteingangs-Adresse.
- Stapel mit mehreren Belegen (z. B. vom Scanner) werden automatisch in einzelne Belege getrennt.
- Mehrseitige Belege bleiben zusammen.
- Mehrere Belege auf einer Seite (z. B. Parkscheine) werden einzeln getrennt.
- Bilder werden verkleinert und gesichert, getrennte Belege als einzelne PDFs.
- Beim Upload wird geprüft, ob es sich um einen Beleg handelt.
- Bei E-Rechnungen werden sichtbares PDF und eingebettete XML-Daten auf Unstimmigkeiten verglichen.
- Original-Dateien bleiben unverändert.
- Jeder Mandant hat eine eigene Einsende-Adresse; Kartons und Projekte zusätzlich je eine eigene — was dorthin geht, landet direkt im richtigen Ordner.
- Kontoauszüge zählen dazu: CAMT, CSV aus dem Online-Banking, PDF — auch die Kreditkartenabrechnung.
02
Vorschläge prüfen
- Kontenrahmen: SKR03 und SKR04 — Standard sowie Ärzte-, Zahnärzte- und Hotel-Varianten — dazu SKR14 (Land-/Forstwirtschaft), SKR42 (Vereine) und SKR45 (soziale Einrichtungen).
- Eigene Sach- und Personenkonten lassen sich importieren und werden bevorzugt berücksichtigt.
- Kreditoren-Stammdaten (USt-IdNr., Anschrift, Bankverbindung) werden aus dem Beleg übernommen.
- Belege filtern, sortieren und durchsuchen.
- Belege und Vorschläge lassen sich markieren — Farb-Marker und Erledigt-Haken.
- Notizen an Belege anheften — wahlweise mit-exportierbar.
- Anweisungen an BelegAgent: als Freitext hinterlegen, was der Betrieb macht und welcher Lieferant über welches Konto läuft — wirksam ab dem ersten Beleg, ohne Anlernphase.
- Bedienung in vielen Bereichen auch vollständig mit Tastenkürzeln möglich; Arbeiten auf mehreren Bildschirmen wird unterstützt.
- Suche über alle Belege eines Mandanten — auch bei Tippfehlern (Müler findet die Müller GmbH), als Betragsbereich (500-600), ungefähr (~1.200) oder als Zeitraum (Q1/2026).
03
Geld und offene Posten
- Kontoauszüge als CAMT, als CSV aus dem Online-Banking oder als PDF — Sparkasse, Volksbank/VR, Sparda, GLS, DKB, ING, Commerzbank und Postbank laufen ohne Zutun durch.
- Geht der Saldo nicht auf, wird der Auszug nicht zerlegt — er bleibt mit dem Rechenweg liegen.
- Der Auszug zerfällt in einzelne Kontobewegungen; zu jeder sucht BelegAgent den passenden Beleg.
- Sichere Treffer werden im Stapel bestätigt, Zweifelsfälle einzeln entschieden.
- Mehrere Geldkonten möglich — Zweitkonto, Kreditkarte, Kasse.
- Eine Sammelzahlung wird auf ihre Rechnungen aufgeschlüsselt; fehlt eine davon, wird genau diese nachgefordert — mit Nummer und Betrag.
- Ist die Zahlung kleiner als die Rechnung, wird Skonto gerechnet statt eine Differenz gemeldet.
- Wiederkehrende belegfreie Buchungen laufen über Dauerregeln — an jeder Buchung steht, welche Regel gegriffen hat.
- Leasing- und Annuitätenraten teilen sich anhand der Beträge im Verwendungszweck auf Tilgung, Zins und Steuer auf; stimmt die Summe nicht, wird nicht gebucht.
- Umbuchungen zwischen eigenen Konten laufen als Geldtransit, nicht als Aufwand.
- Fehlende Belege werden vorgemerkt, beim Mandanten angefordert und bis zur Rückkehr verfolgt — der Stand geht in der DATEV-Übergabe am Posten mit.
- Fehlt am Monatsende ein Beleg, hält ein Zwischenkonto den Betrag sichtbar — die Periode geht trotzdem vollständig hinaus.
- Aus den offenen Eingangsrechnungen entsteht eine SEPA-Sammelüberweisung (pain.001) fürs Online-Banking.
04
Buchungssätze raus
- Export als DATEV (EXTF/ASCII), Lexware (ASCII) und konfigurierbares CSV.
- DATEV-Export mit Beleg-Verknüpfung (EXTF-ZIP mit Belegbild).
- Buchungssätze, Belege, Kreditoren, Debitoren und Notizen — gebündelt oder einzeln.
- DATEV-Export anpassbar (z. B. Notizen aufnehmen).
- Belegdateinamen frei aus vorhandenen Daten bilden — z. B. JJJJ-MM-TT-Rechnungsnr.
Technische Voraussetzungen
- Stabile Internetverbindung
- Moderner Webbrowser (wir empfehlen Chrome oder Edge)
- Betriebssystem ist egal, solange einer der genannten Browser läuft
- Einsatz einer Buchhaltungssoftware, die den Import von Buchungssätzen erlaubt
Die Zeit je Beleg
Wo die Arbeit je Beleg steckt
Selbst mit üblicher Automatisierung bleibt die eigentliche Vorarbeit von Hand: Konto suchen, Steuerschlüssel setzen, Aufteilungen und Sonderfälle durchrechnen. Diese Routine je Beleg übernimmt BelegAgent — geprüft und freigegeben wird vom Buchhalter.
Aus 70 Minuten Handarbeit
werden 8Min.
Basierend auf einem Korb aus 100 typischen Belegen.